compras

Compras

O controle de compras do FreeMPE permite ao usuário registrar a Ordem de Compra efetuada pela empresa. Quando chegar os itens do fornecedor podemos informar ao sistema o procedimento de entrada dos itens permitindo a atualização automática do estoque. O sistema permite ainda a chegada total ou parcial das mercadorias compradas.

Uma compra tem a integração com o fornecedor de mercadorias, com o estoque adicionando a mercadoria quando a mesma chegar e com o financeiro na geração do contas a pagar e com o módulo fiscal gravando a nota fiscal de entrada.

Os módulos do sistema de compras são:

1) Cadastro de Fornecedores
2) Lançamento de Ordem de Compra
3) Entrega da Compra
4) Contrato com prestadores de serviços
5) Motivo de Cancelamento
6) Cadastro de Itens por Fornecedor
7) Fornecedor para Cliente
8) Geração automática dos custos
9) Relatórios

1) Cadastro de Fornecedores: Toda compra é realizada com base em um fornecedor, portanto, o primeiro passo para a integração do módulo de compras é o Cadastro de Fornecedores. O cadastro de fornecedor se encontra no barra de opções: Compras - Cadastros - Fornecedor. Para maiores detalhes veja o manual do preenchimento do cadastro de fornecedores.
2) Lançamento de Ordem de Compra: Este módulo tem o objetivo de proporcionar ao usuário o registro das compras realizadas realizando o controle de estoque e mantendo o respectivo histórico. O Controle de compras também está relacionado com o contas a pagar.

O relacionamento com o fornecedor pode ser feito na seguinte sequência:

2.1) Cadastro da Compra;
2.2) Imprimir Ordem de Compra;
2.3) Dados do Frete;
2.4) Geração de Previsão de Contas a Pagar;
2.5) Cancela Pendências.

2.1) Cadastro da Compra
Inicialmente o usuário deverá ter o fornecedor e os produtos devidamente cadastrados no banco de dados.
A sistemática de gravação da compra pode ser estipulada de duas maneiras:

A primeira é lançar todos os dados na tela (cabeçalho e itens) e depois clicar no botão gravar para enviar tudo para o servidor ou a cada item da compra que seja inserido o sistema realiza a gravação. Para alterar este comportamento veja os procedimentos de configurações iniciais. O padrão é a cada item inserido o sistema armazena os dados.

Campo	Explicação
Número	Número da Ordem de compra ou da compra. Este campo é automático pelo sistema.
Empresa	Escolha a empresa que está realizando a compra. O sistema irá usar como valor padrão a empresa definida como padrão no arquivo de configuração.
Estoque	Escolha o estoque destino das compras. O sistema irá usar como valor padrão o estoque definido como padrão no arquivo de configuração.
Data	Data da Ordem de compra ou da compra. Este campo é preenchido automaticamente com a data do dia, porém o usuário pode alterar de acordo com a data adequada.
Fornecedor	Digite o código do fornecedor ou clique na lupa para escolher um código válido.
Contato	Após escolher o fornecedor irão aparecer na lista de contatos os contatos cadastrados do fornecedor. Escolha o contato responsável pela compra no fornecedor.
Moeda	Normalmente uma compra é feita na moeda padrão do país, porém é possível realizar a compra com valores em uma moeda diferente. é possível que a compra seja em uma moeda e que as contas a pagar sejam geradas em outra moeda.
Portador	Escolha o portador para a geração do contas a pagar.
Centro de Custo	Selecione o grupo de centro de custo se ele existir selecione o centro de custo ou pode selecionar apenas o centro de custo.
Conta	Selecione o grupo do plano de contas e depois a conta.
Observação	Qualquer dado de observação
Itens da compra	Digite o código do Item ou escolha um item pela pesquisa "lupa" Informe a quantidade Selecione a unidade de medida Informe o valor unitário Informe o valor de IPI Clique no botão [Adicionar Item] Os itens serão colocados na lista de itens da compra. Para alterar um item clique no seu código e proceda a alteração e depois clique em [Alterar Item] novamente.
Como proceder para gravar	Para gravar as informações digitadas clique no botão [Gravar]

2.2. Imprimir Ordem de compra: A impressão da ordem de compra é feita gerando um arquivo do tipo PDF. Para poder ver o arquivo o usuário necessitará de um Leitor de PDF instalado em sua estação.

2.3. Dados do Frete:
Para lançar os dados do frete clique no botão [Dados do Frete] na parte inferior da tela de compras. A seguir as explicações sobre o preenchimento do frete.

Conhecimento é o número do conhecimento do frete. O frete pode ser de dois tipos CIF e FOB.
CIF: No módulo de compras se for indicado um valor este será somado ao total da compra, pois indica que o valor total do frete está sendo cobrado dentro da nota do fornecedor. Caso o frete seja totalmente absorvido pelo fornecedor basta não lançar o valor do frete, pois o valor não será cobrado e portanto não fará parte do contas a pagar e nem do custo da mercadoria comprada.

FOB: Nestes casos o frete é por conta do destinatário. No módulo de compras equivale a dizer que será necessário o controle dos conhecimentos de frete para pagamento da transportadora. Existirá futuramente no sistema um módulo de Controle de conhecimentos de frete para este controle. No momento o financeiro deve lançar a informação diretamente no contas a pagar. O mesmo raciocínio pode ser feito para os dados de seguro e despesas acessórias.

2.4. Geração de Previsão de Contas a Pagar: Ao clicar neste botão o sistema irá abrir a tela de geração de dados de contas a pagar.

O valor total da compra poderá ser dividido em entrada mais um certo número de parcelas.
Existem dois tipos de Faturamento, o Mensal que irá gerar os valores tomando como base a Data da primeira parcela e os próximos meses de acordo com o número de parcelas solicitado.

O tipo de faturamento Diário permite a escolha do número de dias entre as parcelas.

Após a geração das parcelas no contas a pagar é possível para o usuário que está lançando o recebimento das compras alterar o vencimento e o valor da parcela. Isto se faz necessário pois é comum uma pequena diferença em arredondamento de centavos e de dia do vencimento de acordo com sábados, domingos e feriados.

Após alterar um vencimento ou um valor o usuário deve clicar no botão [Gravar] para enviar a alteração para o financeiro.

Caso a geração de contas a pagar já esteja correta os dados já estarão todos armazenados no financeiro.

O botão desfazer serve para retirar todas as parcelas do contas a pagar para uma nova geração.

No caso de um cancelamento o usuário deverá primeiro Desfazer o lançamento de contas a pagar, desfazer a entrega e depois excluir a compra.

2.5. Cancela Pendências: Ao clicar neste botão o sistema irá zerar todas as pendências de itens a serem entregues da ordem de compra, isto é, caso tenha sido feito uma entrega parcial da Ordem de compra o usuário pode optar por zerar a pendência dos itens remanescentes.
3) Entrega da Compra: Este módulo é o responsável pelo lançamento dos itens comprados. O usuário pode optar por lançar os dados com base nas ordens de compra existentes ou simplesmente um lançamento direto da nota fiscal de entrada, neste caso sem a utilização da ordem de compra.

Campo	Explicação
Copiar Oc. No.	Número da ordem de compra a ser copiada para base da entrega. O sistema simplesmente irá copiar todas as características da Ordem de compra que está sendo copiada para montar o registro de entrega. Este procedimento é útil para os casos em que 100% dos itens da OC chegaram ou quando quase todos os itens chegaram. No segundo caso basta excluir da lista de itens os itens da OC que não foram entregues.
Natureza de Operação	Escolha pela lista. Esta deve ser previamente cadastrada no módulo fiscal de cadastro de CFOPs. Observe que o lançamento deve ser feito pelo seu CFOP de entrada e não pelo de saida do fornecedor que emitiu a nota. Portanto, não basta copiar o CFOP, é preciso saber a tabela de conversão de saída para entrada. Na dúvida ligue para o seu contador.
Número	Número da Entrega da compra. Este campo é automático pelo sistema.
Empresa	Escolha a empresa que está realizando a compra. O sistema irá usar como valor padrão a empresa definida como padrão no arquivo de configuração.
Estoque	Escolha o estoque destino das compras. O sistema irá usar como valor padrão o estoque definido como padrão no arquivo de configuração.
Data	Data da entrega da compra. Este campo é preenchido automaticamente com a data do dia, porém o usuário pode alterar de acordo com a data adequada.
Fornecedor	Digite o código do fornecedor ou clique na lupa para escolher um código válido.
Contato	Após escolher o fornecedor irão aparecer na lista de contatos os contatos cadastrados do fornecedor. Escolha o contato responsável pela compra no fornecedor.
Moeda	Normalmente uma compra é feita na moeda padrão do país, porém é possível realizar a compra com valores em uma moeda diferente. é possível que a compra seja em uma moeda e que as contas a pagar sejam geradas em outra moeda.
Portador	Escolha o portador para a geração do contas a pagar.
Centro de Custo	Selecione o grupo de centro de custo se ele existir selecione o centro de custo ou pode selecionar apenas o centro de custo.
Conta	Selecione o grupo do plano de contas e depois a conta.
Observação	Qualquer dado de observação
Dados da Nota fiscal	Estes dados devem ser copiados da nota fiscal de entrega quando da chegada da compra. Número da Nota fiscal Série Modelo Natureza de operação:Escolha pela lista. Esta deve ser previamente cadastrada no módulo fiscal de cadastro de CFOPs. Observe que o lançamento deve ser feito pelo seu CFOP de entrada e não pelo de saida do fornecedor que emitiu a nota. Portanto, não basta copiar o CFOP, é preciso saber a tabela de conversão de saída para entrada. Na dúvida ligue para o seu contador. Os demais dados deverão ser copiados da nota de entrada. Alguns valores de impostos serão calculados e mostrados, porém, é importante a conferência e o lançamento de acordo com o que está digitado na nota.
Itens da Entrega	Caso esteja lançando os dados de uma entrega e deseje que o sistema atualize a ordem de compra com as quantidades que chegaram é necessário escolher o item pela lista ao lado esquerdo do botão [Selecionar]. Esta lista contém todos os itens lançados em ordem de compra que ainda não foram recebidos por uma compra. Este procedimento é importante para o sincronismo da ordem de compra com a entrega. Após escolher o item clique no botão [Selecionar] Caso não utilize a ordem de compra ou o item comprado não faça parte de uma ordem de compra basta digitar o código do produto no campo Item ou pesquisá-lo clicando na lupa. O botão [Adicionar Item] coloca o item escolhido ou digitado na lista de itens da entrega.
Como proceder para gravar	Para gravar os dados da entrega clique no botão [Gravar]. Neste momento os dados foram gravados no banco de dados, porém, os processos de atualização de estoque, financeiro e gravação da nota fiscal ainda não foram feitos.
Como proceder para atualizar o estoque, financeiro e nota fiscal de entrada	Para realizar estes procedimentos clique no botão [Atualizar Estoque e Financeiro e Fiscal]. Ao clicar o sistema irá colocar os itens no estoque, contabilizar os itens entregues na ordem de compra (pode ser mais de uma na mesma entrega), sincronizar o financeiro de contas a pagar e gravar a nota fiscal de entrada.
Geração de contas a Pagar	Ao clicar no botão [Atualizar Estoque, financeiro e Fiscal] o sistema irá solicitar os dados para o contas a pagar. Será feito uma validação proporcional dos itens que chegaram e dos valores previstos na Ordem de Compra. Se não foi utilizado OC o sistema irá gerar as parcelas da compra como Efetivo. Se ocorreu a utilização da OC o sistema irá verificar quanto da OC chegou proporcionalmente e irá gerar as parcelas efetivas e dar baixa nas parcelas de previsão do contas a pagar gerado pela OC. O usuário poderá alterar valores e datas de vencimento para adequar aos dados da Nota fiscal de entrada. A tela de contas a pagar é idêntica a tela de contas a pagar da Ordem de Compra.
Botão [Excluir]	Uma entrega que tenha sido somente gravada, mas ainda não tenha sido processada (click no botão [Atualizar Estoque, financeiro e Fiscal]) pode ser excluída.
Botão [Novo]	Simplesmente limpa a tela para início de uma nova entrega

4) Contrato de Prestadores de Serviço:
Este contrato serve para gerenciar contratos de aquisição de serviços com terceiros. Cada contrato cadastrado e ativo poderá gerar um contas a pagar automaticamente através do módulo do financeiro de Faturamento de Contratos.
É importante ressaltar que este contrato também é utilizado para o controle de Venda de contratos de Prestação de Serviço. O que muda de um para outro é o tipo do contrato. Para o contrato com fornecedores o tipo é Pagar.

O faturamento dos contratos é função do financeiro. Para maiores detalhes veja o manual de faturamento de contratos.
Para o detalhamento do contrato acesse o Manual de contratos.

5) Motivo de Cancelamento: O motivo de cancelamento corresponde a explicação para qual poderá se cancelada uma compra de forma obtermos um maior controle futuro. O cadastro de novos motivos de cancelamento está no menu Compras-Cadastros-Motivos Cancel.

6) O Cadastro de Itens por fornecedor:
Serve para identificar em cada fornecedor quais itens ele fornece. Desta forma é possível que um item seja fornecido por vários fornecedores. O sistema armazena automaticamente os itens por fornecedor no momento em que os mesmos são lançados na compra, porém caso seja necessário é possível indicar que um item é fornecido pelo fornecedor específico diretamente por este cadastro. É importante ressaltar que tanto itens quanto fornecedores deverão estar previamente cadastrados.

Este cadastro está no menu Compras-Cadastros-Itens x Fornec

7) Fornecedor para Cliente

No módulo Habilita/Desabilita um fornecedor como cliente, o sistema permite ao usuário transferir os dados do fornecedor para cliente sem a necessidade de recadastrá-lo. Isto permite que um fornecedor também possa comprar da empresa. No módulo de vendas existe um processo que faz o caminho inverso, isto é, habilita um cliente como fornecedor também.

Este dispositivo visa minimizar o cadastramento de dados em duplicidade.

A operação da tela é bastante simples. Selecione o fornecedor que também será cliente e clique no botão [Habilitar como Cliente]

Para desfazer o processo clique no botão [Desabilitar como Cliente]. Só será permitido voltar atrás se não tiver ocorrido nenhuma transação de venda para o fornecedor habilitado como cliente.

Este processo está no menu Compras-Cadastros - Fornec -> Cliente

8) Geração Automática dos Custos:
O Custo é calculado automaticamente no sistema a partir do registro das Entradas das mercadorias no módulo de Entrega.
Para realizar os cálculos automáticos de custo das mercadorias no sistema se faz necessário algumas configurações.

No cadastro de empresas (Menu Gerencial-empresa) existem dois quadros a serem tratados, um de despesas fixas e outro de despesas variáveis.
    Quadro Despesas Fixas:
   Tipo: O usuário deverá escolher se o cálculo do custo em relação as despesas fixas levará em consideração o valor das vendas ou o valor do estoque médio anual. Para cada uma dessas opções existe a possibilidade da digitação do % de despesas fixas ou do cálculo automático pelo sistema.
             Se optar pelo cálculo automático basta clicar no botão calcular do tipo desejado que o sistema irá pesquisar os dados retroativos referentes a um ano da data de hoje. Neste caso o sistema irá guardar a data que foi feito o cálculo para que o usuário tenha um parâmetro para a próxima execução deste procedimento.
    Quadro Despesas Variáveis:
    Neste quadro o usuário irá digitar o % que as despesas variáveis representam em relação ao valor de venda das mercadorias para cálculo do custo.

Fórmula do custo Unitário:
CUSTO TOTAL UNITÁRIO DA MERCADORIA = CUSTO DA MERCADORIA + DESPESAS FIXA + DESPESA VARIÁVEL)

Fórmula do custo Médio:
      CUSTO MÉDIO = ((QTD ANTERIOR X CUSTO UNITÁRIO ANTERIOR) + (QTD COMPRADA X CUSTO UNITÁRIO NOVO))
                                 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
                                                                                                        QTD ATUAL

DESPESAS FIXAS:
      Existem duas fórmulas para cálculo automático do percentual das despesas fixas. O usuário opta pela qual utilizar no cadastro da Empresa no campo Tipo (veja quadro acima Despesas fixas).
      1) Em relação as vendas: % Despesas Fixas = (TOTAL ANUAL DE DESPESAS FIXAS / TOTAL ANUAL VENDAS) X 100
      2) Em relação ao Estoque: % Despesas Fixas = (TOTAL ANUAL DE DESPESAS FIXAS / VLR MÉDIO ESTOQUE ANUAL) X 100

SUPONDO: VALOR TOTAL DAS DESPESAS FIXAS ANUAL = R$ 36.000,00
VALOR TOTAL DAS VENDAS ANUAL = R$ 240.000,00

% DAS DESPESAS FIXAS SOBRE AS VENDAS = (36.000,00 / 240.000,00) X 100 = 15%

SUPONDO: VALOR MÉDIO DO ESTOQUE ANUAL = R$ 200.000,00 (QUANTIDADE X CUSTO UNITÁRIO)

% DAS DESPESAS FIXAS SOBRE O VALOR DO ESTOQUE = (36.000,00 / 200.000,00) X 100 = 18%

SUPONDE QUE ESTA SEJA A OPÇÃO PARA O NOSSO EXEMPLO:

DESPESAS VARIÁVEIS:
Valores gastos para a realização das vendas, tais como impostos sobre as vendas, comissões, taxas de cartão de crédito, cpmf, etc)
As despesas variáveis normalmente representam um percentual do valor da venda.

VALOR DE VENDA DA MERCADORIA A = 103,00
VALOR DE VENDA DA MERCADORIA B = 142,00

      Sobre o preço de venda vamos ter que pagar:
      1) Impostos sobre a venda (Federais + estaduais) = 7%
         A alíquota dos impostos sobre a venda é também proporcional ao enquadramento da empresa nos seguintes regimes de tributação:
          Governo Federal: Simples Federal, Lucro Presumido, Lucro Real
          Governo Estadual: Simples Paulista, Contribuinte ICMS, situações regionais.

2) Comissão de Vendas = 3%

Total das despesas variáveis = 7 + 3 = 10%

Mercadoria A = 10% de 103,00 = 10,30
Mercadoria B = 10% de 142,00 = 14,20

Tipos Implementados:
       Simples Paulista
       Sem ICMS
       Contribuinte de ICMS

Simples Paulista:
CUSTO DA MERCADORIA = VALOR DA MERCADORIA + IPI + DIFERENÇA ICMS + FRETE

       DIFERENÇA ICMS: Se nos estados em que as mercadorias foram compradas a alíquota de ICMS é de 12% e em SP é 18%, a empresa tem que pagar + 6% sobre o valor da compra.
       Ex.: Total da compra R$ 1.500,00 sendo:
               10 UND DO ITEM A = R$ 630,00   IPI= 31,50
               10 UND DO ITEM B = R$ 870,00   IPI= 43,50

ITEM A = 630,00 +31,50 = 661,50
ITEM B = 870,00 + 43,50 = 913,50

               DIFERENÇA ICMS = 18-12= 6%
               DIFERENÇA EM A = 6% DE 661,50 = 39,69
               DIFERENÇA EM B = 6% DE 913,50 = 54,81

               FRETE = R$ 45,00 que representa em R$ 1500,00 (total da compra) (45 / 1500 * 100) = 3%
               FRETE NO ITEM A = 3% DE 630,00 = 18,90
               FRETE NO ITEM B = 3% DE 870,00 = 26,10             OBS.: Frete por conta do destinatário

               CUSTO DA MERCADORIA A = 661,50 + 33,69 + 18,90 = 720,09
                        Foram compradas 10 UND, portanto o custo unitário = 720,09 / 10 = R$ 72,01
               CUSTO DA MERCADORIA B = 913,50 + 54,81 + 26,10 = 994,41
                        Foram compradas 10 UND, portanto o custo unitário = 994,41 / 10 = R$ 99,44

              CUSTO UNITÁRIO TOTAL DA MERCADORIA A = 95,27
                      CUSTO DA MERCADORIA = 72,01
                      DESPESAS FIXAS = (18% de 72,01) = 12,96
                      DESPESAS VARIÁVEIS = 10,30

              CUSTO UNITÁRIO TOTAL DA MERCADORIA B = 131,53
                      CUSTO DA MERCADORIA = 99,44
                      DESPESAS FIXAS = (18% de 99,44) = 17,89
                      DESPESAS VARIÁVEIS = 14,20

              CUSTO MÉDIO DE A:
                     QTD ANTES DA COMPRA: 235 UND
                     CUSTO UNITÁRIO ANTERIOR: R$ 88,42
                     CUSTO MÉDIO = ((235 * 88,42) + (95,27 * 10)) / 245 = 88,69

Contribuinte de ICMS:
CUSTO DA MERCADORIA = (VALOR DE COMPRA + FRETE + IPI) - (CRÉDITO DE ICMS)

       Ex.: Total da compra R$ 1.500,00 sendo:
               10 UND DO ITEM A = R$ 630,00   IPI= 31,50
               10 UND DO ITEM B = R$ 870,00   IPI= 43,50

ITEM A = 630,00 +31,50 = 661,50
ITEM B = 870,00 + 43,50 = 913,50

               Calculando o crédito de ICMS do Frete (Fornecedor Estado de Origem Alíquota = 12%)
               ITEM A = 12% de 18,90 = 2,27
               ITEM B = 12% de 26,10 = 3,13

               Calculando o crédito de ICMS das mercadorias compradas em SP alíquota de 18% e base de cálculo de 100%.
               ITEM A = 18% de 630,00 = R$ 113,40
               ITEM B = 18% de 870,00 = R$ 156,60

               CUSTO DO ITEM A = ((360,00 + 18,90 + 31,50) - (113,40 + 2,27)) = 564,73
                    Comprados 10 UND = 564,73 / 10 = 56,47
               CUSTO DO ITEM B = ((870,00 + 26,10 + 43,50) - (156,60 + 3,13)) = 779,87
                    Comprados 10 UND = 779,87 / 10 = 77,99

              CUSTO UNITÁRIO TOTAL DA MERCADORIA A = 76,93
                      CUSTO DA MERCADORIA = 56,47
                      DESPESAS FIXAS = (18% de 56,47) = 10,16
                      DESPESAS VARIÁVEIS = 10,30

              CUSTO UNITÁRIO TOTAL DA MERCADORIA B = 106,22
                      CUSTO DA MERCADORIA = 77,99
                      DESPESAS FIXAS = (18% de 77,99) = 14,03
                      DESPESAS VARIÁVEIS = 14,20

              CUSTO MÉDIO DE A:
                     QTD ANTES DA COMPRA: 235 UND
                     CUSTO UNITÁRIO ANTERIOR: R$ 88,42
                     CUSTO MÉDIO = ((235 * 88,42) + (76,93 * 10)) / 245 = 87,95

9) Relatórios: Para imprimir um relatório é necessário que um leitor de PDF esteja disponível na sua estação de trabalho. Relatório de Compras Por Data da Compra Por fornecedor Por Itens comprados Relatório de Pendências de Itens a serem entregues Relatório de Itens entregues Relatório de Itens x Fornecedor Relatório de Fornecedores x Item