Ao iniciar um novo Orçamento deverá ser preenchido o cabeçalho. Mesmo que se trate do lançamento de uma venda concretizada o ponto de início de uma venda é no mesmo formulário de um orçamento. O que diferencia os dois é o status.

Sempre que o usuário realizar alguma alteração no cabeçalho deve ser clicado no botão [Gravar].
A seguir é apresentado uma tabela com a explicação campo a campo do formulário de orçamento/venda.

Campo

Explicação

Orc/Pedido

O primeiro campo representa o número do orçamento. Este número é colocado automaticamente pelo sistema no momento em que o orçamento é gravado.
O segundo campo representa o número do pedido ou da venda. Este número é colocado automaticamente pelo sistema no momento da aprovação de uma venda (botão [Aprovar]).
A lupa que se encontra entre os dois números possibilita a pesquisa de orçamentos e vendas cadastrados no sistema.

Empresa

O sistema traz automaticamente a empresa padrão. Caso a utilização seja multi-empresa deverá ser escolhido a empresa que está realizando a venda.

Estoque

Como o sistema permite a utilização de vários estoques é necessário indicar de qual o estoque os itens vendidos serão retirados. Na lista aparecem os estoques referentes a empresa selecionada. O estoque utilizado como padrão pode ser configurado. Para a configuração veja o manual de configurações iniciais no item estoque.

Cliente

Digite o código do cliente ou clique na [Lupa] para buscar um novo cliente. Ao pressionar [TAB] para sair do campo o sistema trará automaticamente o nome do cliente no campo ao lado.

Data

Data de gravação do orçamento.

Status

status atual do processo de venda. Pode ser em orçamento, pedido não faturado, pedido faturado, pedido entregue. A mudança do status ocorre ao clicar nos botões ao final da tela, respectivamente: [aprovar], [faturar], [entregar].

Contato

Escolha o contato no cliente.

Grupo e Centro

O grupo de centro e o centro permitem a classificação das receitas para o relatório de estrutura de resultados.
Opcionalmente pode ser utilizado somente o centro sem o grupo de centro.
Tanto grupo como o centro de receita são de uso opcionais, isto é, dependem da política administrativa da empresa.
Caso utilize Grupos de Centro de Receita escolha o grupo, caso contrário passe em branco.
Caso utilize centros de receita escolha um da lista, caso contrário passe em branco.

Plano e Conta

Caso utilize plano de contas escolha o grupo de plano e a conta de receita.
Esta utilização é opcional e depende da política administrativa de cada empresa.
Ao escolher o grupo de plano o sistema irá atualizar a lista de planos.
Se já souber o plano pode escolher na lista de planos sem a necessidade de escolher o grupo de planos.

Vendedor

Informe o vendedor que realizou a venda.

Comissão

O sistema irá buscar a comissão no cadastro do vendedor e colocar automaticamente no cabeçalho da venda. Caso a comissão varie por item cada item será controlado individualmente.

Vender em

Moeda referente a venda. A moeda padrão vem do configurador no item moeda padrão para venda. Ver manual de configurações iniciais.

Portador

Informe o portador do título que será gerado no momento do faturamento. O portador é cadastrado no módulo financeiro. Ver o manual financeiro item tabelas básicas.

Tabela

Tabela de vendas a ser utilizada na venda. A tabela padrão vem do configurador, mas o usuário deve escolher qual a mais adequada. Existem tabelas com prazos fixos (a vista, 0+1,1+1,etc) e existe uma tabela que permite qualquer parcelamento. Esta tabela está em todas as instalações iniciais do software. É a tabela parcelada. esta permite qualquer outra forma de cobrança.

Faturar em

Moeda referente a geração de contas a receber. A moeda padrão vem do configurador no item moeda padrão para recebimentos. Ver manual de configurações iniciais.

Observação

Uma observação adicional que seja necessário

Clicar neste botão para gravar o orçamento.

[Excluir]

Clicar neste botão para excluir um orçamento. Somente orçamentos podem ser excluídos. Após aprovação o registro de orçamento não poderá ser excluído a não ser que seja desfeita a aprovação.

[Novo]

Limpa a tela para iniciar um novo documento.

Após cadastrar os dados do cabeçalho inicie o lançamento dos itens da venda.
A explicação de cada campo segue na tabela abaixo.

Campo

Explicação

Item

Digite o código do item e pressione TAB para passar de campo.
A [Lupa] mostra a lista de itens para escolha de um item quando não se sabe o código.

Quantidade

Informe a quantidade a ser vendida ou orçada.

Medida

Escolha a unidade de medida. só irá aparecer mais de uma unidade para o caso de o item estar configurado para trabalhar com duas unidades.

Valor Unitário

Digite o valor unitário do item.
O sistema irá apresentar o valor do item de acordo com a tabela escolhida e a unidade utilizada.
Para quem utiliza itens com duas unidades de medida a venda de um item em uma unidades de equivalência apresenta  preço proporcional com base do preço da unidade padrão e da quantidade de equivalência.

% de Desconto

Percentual de desconto dado para o item.

Valor de Desconto

Valor de desconto de acordo com o percentual dado de desconto aplicado sobre o valor unitário multiplicado pela quantidade.

Valor Líquido

Valor Total - Valor de desconto

% Comissão

% de Comissão que será pago para o vendedor para o item em questão.

[Adicionar Item]

Após a digitação do item clique no botão [Adicionar Item] para que o mesmo faça parte da lista de itens do orçamento/venda.

[Excluir]

O botão [Excluir] do quadro de itens exclui o item da lista.
Para isto clique no código do item na lista e ele irá aparecer no quadro de digitação. Clique no botão [Excluir] e o mesmo será eliminado da lista.

[Novo]

Limpa o quadro de itens para cadastro de um novo item.

Para Alterar um Item

Para alterar um item da lista clique no código do item e ele irá aparecer no quadro de digitação. Altere os dados necessários e clique no botão [Gravar] para registrar a operação.

Campo

Explicação

[Solicita Liberação]

Este botão serve para solicitar a liberação da diretoria quando o orçamento não é aprovado devido a alguma restrição, sendo elas:
-Venda abaixo do custo médio
-Venda abaixo do custo unitário
-Venda abaixo da tabela
-Venda para clientes inadimplentes
-venda para clientes com limite de crédito ultrapassado
-venda para clientes com limite de inadimplência  ultrapassado
Quando for feita uma solicitação de liberação o sistema não permitirá mais a alteração do pedido até que o responsável pela liberação libere ou bloqueie o pedido.

[Desfaz Solicitação de Liberação]

Este botão retira a solicitação de liberação e permite que o orçamento possa ser alterado.

[Imprimir Orçamento]

Acessa o programa de impressão do orçamento.

[Aprovar]

Verifica se não existe restrição a aprovação do pedido e muda o status de orçamento para Pedido não Faturado

[Desfaz Aprovação]

Ao aprovar um pedido o botão [Dezfaz aprovação] aparece e permite voltar atrás uma aprovação feita.

[Imprimir Pedido]

O botão imprimir orçamento muda para [Imprimir Pedido]

[Faturar]

A próxima etapa após a aprovação do pedido é a geração das faturas para o financeiro. O botão [Faturar] permite esta ação. Após este procedimento o status será Pedido faturado.

[Entrega]

Após o faturamento fica faltando a entrega, que na verdade é a operação de estoque, retirando do estoque os materiais vendidos.

[NF]

Após a entrega (ou baixa do estoque), falta a geração da nota fiscal. O botão [NF] é o responsável pela geração da nota. O usuário deverá escolher um CFOP. Como padrão aparece o CFOP padrão da venda.

Para cadastrar um motivo de cancelamento há a necessidade de informar o nome do motivo.
Após isso, basta clicar no botão [Gravar].
Se desejar alterar um motivo de cancelamento basta selecionar o motivo desejado e alterar o nome, depois é so clicar no botão [Gravar].
Para excluir clique no botão [Excluir].

Selecione a situação que deseja pesquisar.
>Em Análise para Liberação - significa que o pedido não foi aprovado automaticamente e o vendedor solicitou análise da diretoria.
> Liberados e Aprovados - são os pedidos que foram solicitados para análise, liberados e o vendedor aprovou o pedido.
> Liberados pelo supervisor - são os pedidos que foram solicitados para análise, liberados, mas ainda não foram aprovados pelo vendedor, o que significa que o supervisor ainda pode voltar atrás na decisão da liberação.
> Não liberados pelo supervisor - - são os pedidos que foram solicitados para análise, e não foram liberados pelo supervisor.

Para cadastrar uma nova região digite o nome da região e clique no botão [Gravar].

Exemplos: Norte,Sul,Nordeste
               Região A, B, C
               Transportadoras, Clientes Especiais, etc.

Para cadastrar um novo segmento de mercado digite o nome do segmento  e clique no botão [Gravar].

Exemplos: Distribuidoras
               Comércio, etc.

Neste programa deve ser cadastrado todas as possibilidades de vendas.
Cada tabela recebe um código automaticamente pelo sistema.
O nome da tabela representa a descrição que aparecerá para o usuário no momento do cadastro de uma nova venda.
o campo percentual serve para informar um percentual positivo ou negativo, isto é um percentual de acréscimo ou de desconto. Se este campo for zero significa que o valor da tabela será igual ao valor de venda do item sem nenhum acréscimo ou desconto.

O campo vencimentos representa a quantidade de dias a ser utilizada para a geração de parcelas do orçamento ou da venda. A forma correta de digitar os vencimentos é a quantidade de dias em ordem crescente com o sinal + como separador. Cada número representa a quantidade de dias da data de aprovação do pedido.

Para que o usuário opte por parcelamento de qualquer tipo com vencimentos mensais ou diários e/ou entrada de um valor diferente das parcelas coloque no nome da tabela Parcelada e no campo Vencimentos o valor 9999.

Detalhes adicionas:
É possível configurar um cliente para utilizar como padrão na hora de uma venda uma determinada tabela de preços. Para isto veja o item Cadastro de Clientes.

Também é possível deixar configurado uma tabela padrão genérica no configurador. Para isto verifique o item Configurações Iniciais no grupo Vendas e na configuração Tabela Padrão para Vendas.

Com exceção do tipo 9999 que configura venda parcelada, os demais tipos irão gerar as parcelas do contas a receber automaticamente.
O tipo parcelada irá abrir uma tela para que o usuário informe o parcelamento desejado.

O primeiro passo para uma alteração de preços é selecionar os itens que irão sofrer a atualização. Para isto selecione o grupo, subgrupo e/ou subdivisão. Ao clicar no botão [Mostrar] a lista ao lado direito da tela será atualizada com os itens escolhidos.

Outra opção, é a utilização do Fator Multiplicador.

Informe qual será o novo fator multiplicador. Após clicar no botão [Calcular] desta opção, o processo fará a seguinte ação:
 Se o campo Fator Multiplicar estiver com zero o sistema irá tomar como base o fator multiplicador de cada item e o seu custo de acordo com o tipo de custo configurado ("Última Compra", "Custo Unitário", "Custo Médio"). 
Caso contrário irá tomar como base o fator Multiplicador indicado na tela e o custo configurado no item.
Após serem feita todas as alterações desejadas na coluna do "Valor Novo" com  os valores corretos é o momento do usuário escolher no botão "Atualizar Preços". Se desejar alterar o valor atual de todos os itens zerados para o novo valor de venda escolha a opção "Atualiza Valores Zerados". Neste procedimento, o sistema irá copiar todos os dados do novo valor para o valor atual, tendo atualizado a tabela de preços.
O botão [Inicializar] zera a coluna do "Valor Novo" para uma nova formação de preços.